Ferias de negocios y crecimiento empresarial

Una feria de negocios entrega tres cosas: visibilidad, lectura de mercado y contactos. Las dos primeras las entrega bien. La tercera depende casi por completo del azar, y ahí es donde la mayoría de las empresas desperdicia la inversión.

Este artículo trata sobre cómo extraer contactos de una feria, y sobre cuándo vale combinar la feria con una rueda de negocios.

La cuenta del stand

Antes de decidir participar, haga la cuenta que casi nadie hace.

Sume todo: el alquiler del espacio, el montaje, el material impreso, los regalos, el traslado y el alojamiento del equipo, y las horas de las personas que van a estar ahí. Suponga un total de R$ 12.000 por tres días.

Ahora estime cuántos contactos calificados espera. No visitantes: contactos con nombre, empresa y tema conversado. Si son 60, cada contacto costó R$ 200. Si son 20, costó R$ 600.

Compare con el costo de conseguir esos contactos por otro camino. Esa comparación es la que decide si la feria vale la pena, y cambia por completo de empresa a empresa.

Cómo aumentar la cantidad de contactos calificados

• Defina antes qué es un contacto calificado. Sin definición, el equipo cuenta folletos entregados.
• Tenga una pregunta de filtro. "¿Qué lo trajo hasta acá?" separa al curioso del comprador en diez segundos.
• Registre en el momento. Nombre, empresa, qué busca la persona y el próximo paso. Sin registro, el contacto no existe.
• Agende reuniones antes de la feria. Quien llega con la agenda llena no depende del flujo del pasillo.
• Acuerde la respuesta. "Le mando la propuesta el martes" vale más que "nos ponemos en contacto".

Qué hace la feria mejor que cualquier otro formato

Comparación directa. El comprador lo ve a usted y a la competencia el mismo día. Eso es malo si no tiene un diferencial, y excelente si lo tiene.

Lectura de tendencias. Caminar por los pasillos muestra hacia dónde va el sector, y esa es información que no se compra.

Visibilidad de marca. Estar presente comunica solidez, sobre todo en sectores donde la ausencia se nota.

Qué no hace bien la feria

El encuentro estructurado. Usted depende de que la persona correcta pase por su stand en el momento en que está libre. Eso es azar.

El tiempo de conversación. Una charla de pasillo dura minutos y se interrumpe.

La cobertura. No habla con todos los que le interesan, y ni siquiera sabe quién dejó de pasar.

Es exactamente ese conjunto de limitaciones lo que resuelve la rueda de negocios.

Por qué combinar feria con rueda

En una rueda, cada participante conversa con mucha gente nueva de forma garantizada, con tiempo igual y sin repetir a nadie. La feria da el público; la rueda transforma el público en agenda.

La comparación es directa. Tres días de stand pueden rendir 20 conversaciones calificadas. Una tarde de rueda rinde decenas, todas con nombre, empresa y tema. No significa que la rueda reemplace al stand: significa que es el complemento más barato que existe para quien ya está pagando la feria.

Muchas ferias ya ofrecen la rueda como actividad interna. Si la suya no la ofrece, esa es una propuesta que suele interesarle a la organización, porque le agrega valor al expositor sin un costo relevante. Vea ruedas de negocios en ferias y congresos y cómo destacarse en ferias y exposiciones.

Cómo armar la rueda dentro de la feria

Tres restricciones tienen que entrar en el diseño desde el comienzo.

El tiempo es prestado. La grilla de la feria manda. Si la ventana es de dos horas y media, el diseño tiene que caber ahí con margen.

El ruido es alto. El aviso de cambio de mesa tiene que ser audible por encima del ruido ambiente, y la instrucción tiene que estar visible en una pantalla.

La ausencia es mayor. Quien se inscribe en una actividad de feria falta más que quien paga una entrada aparte. Trabaje con margen y tenga un plan de recálculo.

Dentro de esa ventana, lo que usted decide es la experiencia: conversaciones más largas con menos gente, o contacto rápido con más empresas. Decide también cuánto tiempo tiene cada uno para hablar y si la rueda es abierta o sectorial.

Lo demás lo decide la sala. La cantidad de participantes, las mesas y los lugares de cada una definen cuántas ruedas entran sin reencuentros. Ese número es consecuencia del diseño, no una elección de agenda.

Por eso, no publique el formato en la programación de la feria antes de verificarlo. Prometer más ruedas de las que la ventana admite termina en reencuentros en la mesa o en cortes en el momento, y las dos salidas frustran al expositor. Vea cuántas ruedas entran en su evento.

En la demostración, el software muestra lo que su sala admite, con sus propios números.

Errores que desperdician la feria

• Un stand sin objetivo escrito. Sin una meta de contactos, no hay cómo evaluar.
• Un equipo conversando entre sí. Es el comportamiento más notado por quien pasa.
• Material grueso. Un catálogo pesado se deja atrás. Una hoja se la llevan.
• No anotar. Una tarjeta sin contexto se vuelve un desconocido en 48 horas.
• Sin plan de seguimiento. Es donde la feria efectivamente convierte, y es lo que casi todo el mundo deja para después.

Después de la feria

En los siete días siguientes: separe los contactos en cliente posible, proveedor posible y socio posible, mande un mensaje personalizado que cite algo concreto de la conversación, y registre todo en un solo lugar con la fecha del próximo contacto.

Continúe por eficiencia de las ruedas frente a ferias y eventos, rueda de negocios en la feria del emprendedor y consejos para fortalecer relaciones después de la rueda.

Una feria bien aprovechada no es la que tuvo más visitantes en el stand. Es la que generó conversaciones registradas y retomadas a la semana siguiente.