Networking y feria de negocios en Santos

En julio de 2021, Santos recibió la Expo Retomada, uno de los primeros eventos presenciales de prueba del estado de San Pablo después del período más duro de las restricciones. El espacio albergaba a 3.500 personas y la organización limitó la entrada a 750 visitantes por día, justamente para evaluar los protocolos con margen de seguridad.

Ese detalle operativo, limitar bastante por debajo de la capacidad, es una lección que vale para cualquier evento de negocios, con o sin protocolo sanitario. Un evento que opera en el límite del salón no tiene margen para imprevistos. Y los imprevistos siempre existen.

Qué le enseñó la reactivación de los eventos a quien organiza

Tres hábitos nacieron en ese período y siguen vigentes:

• Trabajar con margen de capacidad. Reservar un salón para la cantidad de

confirmados es apostar a que nadie trae acompañante y a que nadie necesita espacio extra para circular.

• Tener un plan para las ausencias. Una parte de las confirmaciones no

aparece, siempre. Quien puede rehacer la distribución de las mesas en el momento conduce el evento. Quien no puede, improvisa delante del salón.

• Registrar todo. La asistencia, las incidencias y la evaluación dejaron de

ser un detalle burocrático y se volvieron el material que sostiene la propuesta del evento siguiente.

El networking no es suerte, es método

El networking suele tratarse como un talento social. No lo es. Es un proceso con tres etapas, y la mayoría de la gente solo ejecuta la primera.

Etapa 1: encontrar. Es la parte que el evento resuelve por usted. En una rueda de negocios con mesas de 6 lugares, cada participante conversa con 5 personas por rueda. En 8 ruedas, son 40 personas conocidas en una tarde. Una feria suelta no entrega ese número, porque el encuentro depende de la coincidencia.

Etapa 2: registrar. Una conversación sin registro se evapora en 48 horas. Anote en la tarjeta una palabra sobre lo que se dijo y sobre lo que quedó acordado.

Etapa 3: retomar. Acá casi todo el mundo abandona. Un contacto que no recibe respuesta en hasta una semana vuelve a ser un desconocido. Un guion práctico está en cómo fortalecer relaciones después de la rueda.

La cuenta de su networking

Vale medir. Elija un evento y responda:

1. ¿Con cuántas personas conversó de hecho?
2. ¿De cuántas guardó nombre, empresa y qué busca?
3. ¿A cuántas les respondió en hasta siete días?
4. ¿Cuántas se volvieron conversación comercial en 90 días?

El número que interesa es el cuarto dividido por el primero. Si conversó con 40 personas y ninguna se volvió conversación comercial, el problema no fue el evento: fue la etapa 3. Si conversó con 5, el problema fue el formato del evento, que no fue diseñado para generar encuentros.

Por qué la rueda resuelve lo que la feria no resuelve

La feria entrega público. La rueda entrega agenda. Son cosas distintas.

En una feria usted depende de circular, abordar y tener la suerte de encontrar a la persona correcta en el stand correcto. En una rueda, la estructura garantiza que hable con un grupo nuevo en cada cambio, con tiempo igual para todos y sin repetir a quien ya conoció. Por eso muchos organizadores encajan una rueda dentro de la feria: una cosa completa a la otra. Vea la comparación en eficiencia de las ruedas frente a ferias y eventos y el paso a paso en ruedas de negocios en ferias y congresos.

Errores que arruinan un buen evento de networking

• Un salón demasiado grande para poca gente. El vacío visual desanima al

salón entero. Prefiera el espacio que queda cómodamente lleno.

• Sin control de tiempo. Sin reloj, siempre hay quien hable siete minutos y

quien hable treinta segundos. La sensación de injusticia es inmediata.

• Sin instrucción visible. Quien no entendió adónde ir en el cambio de mesa

traba la rueda entera. La instrucción tiene que estar en una pantalla, no solo en el micrófono.

• Sin lista de quiénes vienen. Difundir a los participantes eleva la

preparación y la asistencia.

• Sin registro de asistencia. Sin eso no hay informe, y sin informe no hay

propuesta convincente para el patrocinador de la edición siguiente.

De qué se encarga la herramienta el día del evento

En Rodada de Sucesso, la agenda se genera con cero repetición como regla dura, de modo que nadie se reencuentre con la misma persona mientras haya una combinación nueva disponible. Durante el evento, la operación controla el tiempo de palabra, el intervalo entre exposiciones y el cambio de mesa, con alertas sonoras y una segunda pantalla de proyección que muestra la rueda, el reloj y la instrucción. La asistencia se marca de forma rápida, las incidencias quedan registradas con horario y rueda, y el recálculo en ajuste mínimo rehace la distribución cuando alguien falta, sin tocar lo que ya ocurrió.

Al final salen los indicadores: asistencia, conversaciones previstas contra realizadas, utilización de las mesas y a cuántas personas conoció cada participante. Es ese número el que muestra en la próxima venta de entradas o de patrocinio.

Un buen networking no depende de la simpatía. Depende de un evento diseñado para que los encuentros ocurran incluso cuando nadie toma la iniciativa.