Rueda de negocios: cómo comunicarse mejor con las empresas

Este artículo es sobre la comunicación del organizador con las empresas participantes, no sobre la técnica de conversación en la mesa. La diferencia importa: la mayor parte de la frustración en una rueda nace de expectativas desalineadas, y las expectativas se alinean antes del evento, por escrito.

Si lo que busca es la técnica de conversación durante la rueda, vea 4 consejos para una buena comunicación.

El error más caro: esconder quiénes vienen

Muchos organizadores guardan la lista de participantes por miedo a que alguien desista al ver a un competidor. El efecto es el inverso al esperado.

Cuando el participante sabe quién va a estar en el salón, investiga las empresas, prepara preguntas específicas y llega con una propuesta en lugar de un folleto. Cuando no lo sabe, llega a descubrirlo, y descubrirlo consume las primeras ruedas.

Difundir la lista hace tres cosas: aumenta la preparación, aumenta la asistencia porque quien vio un nombre interesante confirma de verdad, y reduce la chance de que el participante crea que fue al evento equivocado.

Si el formato es exclusivo, con un representante por área, avíselo en la invitación, porque es justamente el argumento de venta. Vea qué es una rueda exclusiva.

Los cinco mensajes que todo participante necesita recibir

La comunicación de un evento no es una invitación. Son cinco mensajes, cada uno con un trabajo.

1. La invitación. Qué es, para quién, cuándo, cuánto cuesta y, sobre todo, cuántas conversaciones va a tener la persona. Diga el número.
2. La confirmación de la inscripción. Datos verificados, lugar, horario de llegada y qué llevar.
3. La preparación, tres días antes. Cómo funciona la dinámica, cuánto tiempo habla cada uno, cuántas tarjetas llevar y qué completar en el registro. Este es el mensaje que más cambia la calidad del evento y el que más gente se olvida de enviar.
4. La víspera. Un recordatorio corto con la dirección, el estacionamiento y el horario de acreditación.
5. Después del evento, en hasta 48 horas. La lista de participantes, el agradecimiento, la encuesta de satisfacción y la fecha de la próxima edición.

Qué tiene que decir el mensaje de preparación

Sea literal. El participante no conoce el formato.

• Cuántos minutos va a tener para hablar en cada mesa.
• Cuántas ruedas tiene el evento y a cuántas personas va a conocer.
• Cuántas tarjetas llevar. Pida un margen por encima de la cantidad de personas que va a conocer, porque siempre surge alguna conversación extra en el intervalo.
• Que la señal sonora comanda el cambio de mesa y que nadie debe moverse antes.
• Que la oferta y la demanda del registro determinan con quién se va a sentar.

Este último punto es el más subestimado. Un registro mal completado produce una mesa mal armada, y la culpa recae sobre la organización.

El número que sostiene la promesa de la invitación

Prometer "mucho networking" no convence a nadie. Prometer un número de conversaciones convence, siempre que el número esté bien. Es verificable, y es lo que hace que la entrada valga el precio.

Ese número empieza en sus decisiones: conversaciones más largas o más contactos por participante, mesa más grande o más chica, cuánto tiempo habla cada uno, rueda abierta o sectorial. Después viene lo que el salón admite. Las mesas y los lugares limitan cuántos encuentros nuevos existen, y las ruedas son consecuencia de ese diseño.

Por eso, no escriba el número en la invitación antes de verificarlo. Si la promesa supera lo que el diseño sostiene, el participante vuelve a sentarse con quien ya conversó y nota que la invitación prometió más de lo que el evento entrega. El camino está en cuántas ruedas entran en su evento.

En la demostración, el software muestra lo que su sala admite, con sus propios números.

La comunicación el día del evento

Dentro del salón, la comunicación deja de ser texto y se vuelve señal.

• Una apertura de dos minutos. Explique la dinámica, el tiempo de palabra, la señal de cambio y adónde va cada uno. Corto y literal.
• Una señal sonora clara. Es la que comanda el salón. Tiene que escucharse en el rincón más lejano, por encima del ruido de las conversaciones.
• Una instrucción visible. Una pantalla que muestre la rueda actual, el reloj y la instrucción del momento resuelve la mayor parte de las dudas sin que nadie tenga que preguntar.
• Un aviso de tiempo. Una alerta a pocos segundos del final evita que la exposición se corte por la mitad, que es lo que más irrita a quien está presentando.

En Rodada de Sucesso, las alertas sonoras marcan cada momento de la rueda y pueden ser grabaciones con su propia voz. La segunda pantalla muestra a todos la rueda, el reloj, la instrucción y dónde se sienta cada persona. Las incidencias quedan registradas con horario y rueda, lo que da una base factual para responder cualquier reclamo después.

Errores de comunicación que se repiten

• Una invitación sin el formato. Quien no entiende qué va a pasar no compra.
• Silencio entre la inscripción y la víspera. Es en ese vacío donde ocurren las bajas.
• Explicar la dinámica solo por el micrófono. La mitad del salón no escucha. Tiene que estar escrita y proyectada.
• Recortar el tiempo de palabra en medio del evento. Es el cambio más perceptible y el que más reclamos genera. Prefiera recortar ruedas.
• Desaparecer después. Sin encuesta y sin lista enviada, el evento termina en la puerta.

Después del evento

Envíe la lista de participantes con los contactos autorizados, la encuesta de satisfacción y la invitación a la próxima edición. Quien responde la encuesta es quien vuelve, y las respuestas son el material de la mejora siguiente. Vea cómo transformar las devoluciones en mejoras y comunicación clara en ruedas de negocios.

Una buena comunicación no es la más linda. Es la que hace que el participante llegue sabiendo exactamente qué va a pasar y se vaya sabiendo exactamente qué hacer a continuación.