Rueda de negocios: cómo comunicarse mejor con las empresas

Este artículo es sobre la comunicación del organizador con las empresas participantes, no sobre la técnica de conversación en la mesa. La diferencia importa: la mayor parte de la frustración en una rueda nace de expectativas desalineadas, y las expectativas se alinean antes del evento, por escrito.

Si lo que busca es la técnica de conversación durante la rueda, vea 4 consejos para una buena comunicación.

El error más caro: esconder quiénes vienen

Muchos organizadores guardan la lista de participantes por miedo a que alguien desista al ver a un competidor. El efecto es el inverso al esperado.

Cuando el participante sabe quién va a estar en el salón, investiga las empresas, prepara preguntas específicas y llega con una propuesta en lugar de un folleto. Cuando no lo sabe, llega a descubrirlo, y descubrirlo consume las dos primeras ruedas.

Difundir la lista hace tres cosas: aumenta la preparación, aumenta la asistencia porque quien vio un nombre interesante confirma de verdad, y reduce la chance de que el participante crea que fue al evento equivocado.

Si el formato es exclusivo, con un representante por área, avíselo en la invitación, porque es justamente el argumento de venta. Vea qué es una rueda exclusiva.

Los cinco mensajes que todo participante necesita recibir

La comunicación de un evento no es una invitación. Son cinco mensajes, cada uno con un trabajo.

1. La invitación. Qué es, para quién, cuándo, cuánto cuesta y, sobre todo,

cuántas conversaciones va a tener la persona. Diga el número.

2. La confirmación de la inscripción. Datos verificados, lugar, horario de

llegada y qué llevar.

3. La preparación, tres días antes. Cómo funciona la dinámica, cuánto tiempo

habla cada uno, cuántas tarjetas llevar y qué completar en el registro. Este es el mensaje que más cambia la calidad del evento y el que más gente se olvida de enviar.

4. La víspera. Un recordatorio corto con la dirección, el estacionamiento y

el horario de acreditación.

5. Después del evento, en hasta 48 horas. La lista de participantes, el

agradecimiento, la encuesta de satisfacción y la fecha de la próxima edición.

Qué tiene que decir el mensaje de preparación

Sea literal. El participante no conoce el formato.

• Cuántos minutos va a tener para hablar en cada mesa.
• Cuántas ruedas tiene el evento y a cuántas personas va a conocer.
• Cuántas tarjetas llevar. Si son 6 ruedas en una mesa de 6 lugares, son 30

personas, así que pida 40 tarjetas.

• Que la señal sonora comanda el cambio de mesa y que nadie debe moverse antes.
• Que la oferta y la demanda del registro determinan con quién se va a sentar.

Este último punto es el más subestimado. Un registro mal completado produce una mesa mal armada, y la culpa recae sobre la organización.

La cuenta que sostiene la promesa de la invitación

Prometer "mucho networking" no convence a nadie. Prometer un número convence, siempre que el número esté bien.

En una mesa con L lugares, cada participante conversa con L menos 1 personas por rueda. Con R ruedas, conoce a R × (L menos 1) personas. En un evento de 8 ruedas con mesas de 6 lugares, son 40 conversaciones. Escriba eso en la invitación: "40 conversaciones de negocio en una tarde". Es verificable, y es lo que hace que la entrada valga el precio.

Antes de publicar, confirme que el diseño soporta ese número. El camino está en cuántas ruedas entran en su evento.

La comunicación el día del evento

Dentro del salón, la comunicación deja de ser texto y se vuelve señal.

• Una apertura de dos minutos. Explique la dinámica, el tiempo de palabra,

la señal de cambio y adónde va cada uno. Corto y literal.

• Una señal sonora clara. Es la que comanda el salón. Tiene que escucharse

en el rincón más lejano, por encima del ruido de las conversaciones.

• Una instrucción visible. Una pantalla que muestre la rueda actual, el

reloj y la instrucción del momento resuelve la mayor parte de las dudas sin que nadie tenga que preguntar.

• Un aviso de tiempo. Una alerta a pocos segundos del final evita que la

exposición se corte por la mitad, que es lo que más irrita a quien está presentando.

En Rodada de Sucesso, las alertas sonoras son configurables por archivo para el inicio, el aviso de 15 segundos, el cambio de mesa, el intervalo y el cierre, con un valor global por defecto y un sonido propio por evento, y pueden ser grabaciones de voz. La segunda pantalla proyecta la rueda, el reloj y la instrucción, y muestra el mapa de mesas durante el intervalo. Las incidencias quedan registradas con horario y rueda, lo que da una base factual para responder cualquier reclamo después.

Errores de comunicación que se repiten

• Una invitación sin el formato. Quien no entiende qué va a pasar no compra.
• Silencio entre la inscripción y la víspera. Es en ese vacío donde ocurren

las bajas.

• Explicar la dinámica solo por el micrófono. La mitad del salón no

escucha. Tiene que estar escrita y proyectada.

• Recortar el tiempo de palabra en medio del evento. Es el cambio más

perceptible y el que más reclamos genera. Prefiera recortar ruedas.

• Desaparecer después. Sin encuesta y sin lista enviada, el evento termina

en la puerta.

Después del evento

Envíe la lista de participantes con los contactos autorizados, la encuesta de satisfacción y la invitación a la próxima edición. Quien responde la encuesta es quien vuelve, y las respuestas son el material de la mejora siguiente. Vea cómo transformar las devoluciones en mejoras y comunicación clara en ruedas de negocios.

Una buena comunicación no es la más linda. Es la que hace que el participante llegue sabiendo exactamente qué va a pasar y se vaya sabiendo exactamente qué hacer a continuación.