Rueda de negocios: 4 consejos para una buena comunicación

Este artículo es sobre su comunicación en la mesa, durante la rueda. Es la técnica de conversación, no la comunicación del organizador con las empresas, que está en cómo comunicarse mejor con las empresas.

En la mesa, el tiempo es corto e igual para todos. Cuatro comportamientos deciden si la gente va a acordarse de usted.

1. Sintonía, sin imitación

La sintonía es la sensación de estar en la misma frecuencia que quien habla con usted. Se construye con detalles: un ritmo de habla parecido, un volumen compatible, una postura reflejada con discreción.

Lo que funciona:

• Ajustar el ritmo. Si la persona habla despacio, no la atropelle. Si habla rápido, no la haga esperar.
• Usar sus palabras. Si dice "clientes", no responda "consumidores". Adoptar el vocabulario del otro reduce el roce.
• Reconocer antes de discrepar. "Tiene sentido, y en mi caso funciona así" abre la conversación. "No es tan así" la cierra.

Lo que no funciona: imitar gestos de forma obvia. Un reflejo que se nota se vuelve incómodo, y el efecto es el opuesto al pretendido.

2. Gesticule en la medida justa

Demasiado gesto se lee como nerviosismo. Muy poco, como inseguridad o desinterés.

Dos referencias prácticas para una mesa de negocios:

• Mantenga las manos visibles, por encima de la línea de la mesa. Las manos escondidas generan desconfianza sin que nadie sepa explicar por qué.
• Use el gesto para separar ideas, no para acompañar cada palabra. Al decir "son tres cosas", mostrar tres dedos ayuda. Mover las manos todo el tiempo cansa.

Y recuerde que en una mesa redonda le habla a varias personas, no a una. Reparta la mirada. Hablarle siempre a la misma persona hace que las otras se desconecten.

3. Escuche de verdad, y demuestre que escuchó

Escuchar bien es la habilidad más rara y la más rentable en una rueda. Quien solo espera su turno para hablar no escucha nada.

La prueba es simple: después de que la persona termine, ¿puede repetir en una frase qué busca? Si no puede, no estaba escuchando.

Tres hábitos que lo resuelven:

• Anote mientras escucha. Una palabra al dorso de la tarjeta. Además de ayudar a recordar, muestra que la conversación importó.
• Repita antes de responder. "Entonces busca un proveedor de envases con entrega semanal, ¿es eso?" La confirmación evita la respuesta equivocada.
• Quédese en silencio después de la pregunta. La información más útil suele venir en el segundo en que la persona sigue hablando porque usted no la interrumpió.

4. Haga preguntas abiertas

Una pregunta cerrada genera un sí o un no y termina la conversación. Una pregunta abierta genera información.

Preguntas que funcionan en una mesa de rueda:

• "¿Qué está buscando hoy?"
• "¿Cómo suele elegir proveedor su empresa?"
• "¿Qué es lo que más le complica el día a día hoy?"
• "¿Qué tipo de recomendación le sería útil?"

Esta última es la más eficiente de todas, porque transforma la conversación en cooperación y crea la obligación natural de reciprocidad.

Evite las preguntas que suenan a investigación comercial, del tipo "cuál es su facturación" o "cuánto gasta en eso hoy". En un primer contacto, cierran la puerta.

El tiempo, que es el mismo para todos

En una rueda, cada mesa tiene un tiempo fijo, repartido por igual entre quienes están sentados en ella. Quien se pasa de su tiempo le roba tiempo a otra persona, y la mesa entera lo nota.

Prepárese antes: va a repetir la misma exposición en cada cambio de mesa, siempre ante gente nueva. Vale ensayarla con reloj. Casi todo el mundo se excede en el primer ensayo. Vea cómo presentar un producto o servicio.

Errores de comunicación que se repiten

• Hablar solo de sí mismo. La mesa no es un escenario. Es una conversación.
• Vender antes de entender. Una propuesta sin diagnóstico suena genérica.
• Hablar mal de un competidor. En un salón mixto puede estar dos mesas más allá. Y aunque no esté, quien lo escucha registra la información sobre usted, no sobre él.
• Usar la jerga de su sector. Quien no entiende no pregunta, solo se desconecta.
• Interrumpir. Corta la conversación y la buena voluntad con ella.
• No anotar nada. Decenas de conversaciones se vuelven una nebulosa en 48 horas.

Qué hacer cuando la mesa no arranca

Pasa: una mesa callada, gente cansada, alguien con el teléfono. Dos salidas que funcionan.

Hágale una pregunta a la mesa entera. "¿Quién acá tuvo problemas con el plazo de un proveedor?" Una pregunta colectiva rompe el hielo mejor que una presentación más animada.

Ofrezca algo antes de pedir. Una recomendación, un contacto, una información útil. Quien da primero cambia el tono de la mesa en segundos.

Después de la rueda

Una buena comunicación en la mesa sin retorno después no genera nada. En los dos días siguientes, mándele un mensaje corto y específico a cada persona con la que la conversación tuvo sentido, que cite algo que ella dijo. El guion está en consejos para fortalecer relaciones después de la rueda.

Continúe por lo que nunca debe decir en una rueda y por 10 consejos para un networking eficiente.