Cómo el speed dating puede ayudar en un evento social

El speed dating y la rueda de negocios tienen finalidades distintas y el mismo motor: un reloj, una señal de cambio y una secuencia de encuentros armada de antemano. Por eso quien sabe operar un formato sabe operar el otro.

Este artículo es sobre qué resuelve el formato de encuentros rápidos en eventos sociales, y sobre la operación que hace la diferencia entre una noche fluida y una noche confusa.

El problema que resuelve el formato

En cualquier evento social, la distribución de la conversación es despareja. Quien tiene facilidad habla con mucha gente. Quien es reservado habla con dos personas y se va pensando que perdió la noche.

Un encuentro con reloj corrige eso de forma mecánica. Todo el mundo habla con la misma cantidad de personas, por el mismo tiempo, sin depender de la iniciativa. Es la misma razón por la que el formato funciona en negocios.

Cómo funciona un encuentro rápido

Dos personas por encuentro, entre 3 y 7 minutos. A la señal, una de las columnas se mueve y empieza el encuentro siguiente. Al final, cada participante entrega una ficha con quién le gustaría reencontrar, y la organización hace el cruce.

La cuenta de dimensionamiento es la misma de cualquier evento con cambio. Multiplique el tiempo del encuentro por la cantidad de ruedas y sume el tiempo de desplazamiento entre ellas.

Ejemplo: 20 participantes de cada lado, encuentros de 5 minutos con 1 minuto de cambio. Para que cada persona converse con las 20 del otro grupo harían falta 20 ruedas de 6 minutos, o 2 horas de dinámica pura. Si el evento dura 1 hora y media, entran 15 ruedas, y cada participante conoce a 15 personas.

Ese número tiene que estar en la invitación. Prometer "conozca a todo el mundo" cuando el tiempo no lo permite es el error más común.

Qué cambia entre el social y el de negocios

El motor operativo es idéntico: una secuencia armada, tiempo igual, una señal audible y nadie repitiendo encuentro.

Qué hace que el evento fluya

Una señal que todo el mundo escuche. En un salón lleno, el aviso de cambio tiene que vencer al ruido. Si la mitad del salón no lo escucha, el cronograma se desarma en la tercera rueda.

Una instrucción visible. Una pantalla que muestre la rueda actual, el reloj y la instrucción del momento resuelve casi toda duda sin que nadie tenga que preguntar.

Identificación numérica. Cada participante con un número en la credencial y la secuencia de mesas que va a recorrer. Es lo que impide el amontonamiento en el momento del cambio.

Un aviso antes del final. Una alerta a pocos segundos evita que la conversación se corte por la mitad, que es lo que más molesta.

Cero repetición. Reencontrarse con quien ya se encontró es el defecto más visible de todos, y el más fácil de evitar con la distribución armada antes.

Errores que aparecen en la primera edición

• Grupos desbalanceados. Si un lado tiene 20 personas y el otro tiene 14,

seis quedan paradas en cada rueda. Trabaje con margen en la inscripción.

• Encuentros demasiado largos. Por encima de siete minutos, la conversación

se enfría y la noche queda corta.

• Sin intervalo. Quince encuentros seguidos cansan. Un intervalo en el medio

mejora toda la segunda mitad.

• Una disposición que dificulta el cambio. Las mesas apretadas transforman

un minuto de desplazamiento en tres.

• Sin plan para las ausencias. Si cinco personas no aparecen, la secuencia

tiene que rehacerse antes de empezar.

Cómo esto se vuelve portafolio para quien tiene un espacio

Los restaurantes, bares, salones de eventos y coworkings usan este tipo de evento para ocupar horarios vacíos. El modelo comercial suele ser uno de estos:

• un arancel por participante, cobrado por el organizador;
• un consumo mínimo, cobrado por el establecimiento;
• un reparto entre los dos, con la regla escrita antes.

Como el costo fijo es bajo en un horario ocioso, la primera edición raramente da pérdida, incluso con público chico. Vea monetice su espacio con ruedas de negocios y cómo usar espacios ociosos.

La operación, en la práctica

En Rodada de Sucesso existe una modalidad específica para encuentros de a dos, las reuniones en pareja, además de la rueda de negocios y de la rueda con ancla. La secuencia se arma con cero repetición como regla dura.

Durante el evento, la operación controla el tiempo, el intervalo entre exposiciones y el cambio, con iniciar y pausar, avanzar y retroceder, ir a una rueda específica, avance automático y atajos. Las alertas sonoras son configurables por archivo para el inicio, el aviso de 15 segundos, el cambio, el intervalo y el cierre, y pueden ser grabaciones de voz. La segunda pantalla proyecta la rueda, el reloj y la instrucción.

Si alguien falta, el recálculo en ajuste mínimo rehace solo lo necesario, sin tocar lo que ya ocurrió. Y el estado se guarda de forma periódica, de modo que una caída de la computadora no interrumpe la noche.

Al final salen los materiales para verificación y control, con el mapa de mesas, las listas y el registro de asistencia.

Para continuar

Vea speed networking, el arte de hacer conexiones, beneficios del speed networking y cómo crear experiencias únicas en una rueda.

El formato no crea química entre las personas. Solo asegura que ocurran todas las combinaciones posibles, que es bastante más de lo que logra entregar una noche suelta.