Encuentro de negocios: investigación y planificación

La planificación no impide que ocurran problemas. Decide si el problema aparece con treinta días de anticipación, cuando todavía se puede resolver, o a las nueve de la mañana del día del evento, con el salón lleno. Esa es toda la diferencia.

Este guion es lo que suele faltar en una primera edición: investigación antes, números antes, y recién después la difusión.

Etapa 1: la investigación que vale la pena hacer

La investigación de un evento no es un formulario largo. Son cinco preguntas hechas al público que pretende reunir, preferentemente por teléfono o mensaje directo, a treinta personas.

1. ¿Iría a un encuentro de negocios en día hábil o prefiere el sábado?
2. ¿Mañana, tarde o noche?
3. ¿Cuánto pagaría por medio día de conversaciones con quienes deciden?
4. ¿Qué vende, y a quién?
5. ¿Qué busca comprar o contratar en los próximos seis meses?

Las preguntas 4 y 5 son las que nadie hace, y son las más valiosas. Dicen si existe un encaje real entre oferta y demanda en ese grupo. Sin encaje, el evento hasta se llena, pero no genera negocio, y la segunda edición no se vende.

Etapa 2: el diseño antes de la invitación

Con el público mapeado, cierre el diseño. Tres variables conversan entre sí: participantes, mesas y lugares por mesa.

En cada rueda, cada persona conversa con todos los demás de su mesa, y en la siguiente encuentra un grupo nuevo. Juntas, esas tres variables definen cuántas ruedas caben y con cuántas personas conversa cada participante.

Lo que usted decide es la experiencia. ¿Conversación más larga con menos gente, o contacto rápido con muchas personas? ¿Cuánto tiempo tiene cada uno para hablar, y la rueda es abierta o sectorial?

La cantidad de ruedas no está en esa lista. Es consecuencia del diseño del salón: cada rueda adicional necesita combinaciones nuevas, y se agotan a medida que avanza el evento. Sume al tiempo de la dinámica la acreditación, la apertura, el intervalo y el cierre, y llega al horario real del evento.

Anunciar el formato antes de verificarlo es lo que produce el reencuentro: dos personas que ya conversaron se sientan juntas otra vez, y el participante lo nota. Recién después de esa verificación puede escribirse la invitación.

En la demostración, el software muestra lo que su sala admite, con sus propios números. La profundización está en cuántas ruedas entran en su evento.

Etapa 3: el relevamiento de costos

Liste todo, incluso lo que parece chico:

• el espacio y la limpieza;
• la alimentación y el servicio;
• las credenciales, las etiquetas y la impresión;
• el sonido y la proyección;
• el traslado y el equipo de apoyo;
• la comisión del medio de pago y los eventuales impuestos.

Divida el total por la cantidad de participantes que espera. Ese es su costo por cabeza. La entrada tiene que cubrir ese valor con margen, porque el margen es lo que absorbe las ausencias.

Etapa 4: el análisis de riesgo en una página

Escriba los cinco riesgos más probables y la respuesta de cada uno. No es una formalidad: es lo que va a leer en la víspera.

• Menos gente de la prevista. Respuesta: reducir mesas y rehacer la distribución, con los lugares llenos.
• Ausencias el día del evento. Respuesta: recalcular la agenda antes de la primera rueda, sin tocar lo que ya ocurrió.
• Atraso en el inicio. Respuesta: recortar ruedas, nunca recortar el tiempo de palabra. Reducir la exposición en medio del evento es lo que los participantes más notan.
• Un problema de sonido. Respuesta: la alerta sonora es la que comanda el salón. Pruebe el audio en el lugar, con el salón vacío y con el salón lleno.
• Un corte de energía o una caída de la computadora. Respuesta: tener el mapa de mesas impreso y un estado guardado que permita retomar la sesión desde donde quedó.

Etapa 5: difusión con la fecha y el formato verificados

Recién ahora entra el plan de marketing. Y la invitación debe decir con precisión qué va a recibir el participante: cuántas conversaciones, con qué perfil de empresa, en cuánto tiempo. Prometer "networking de alto nivel" no vende, porque no significa nada. Prometer "decenas de conversaciones de negocio en una tarde, con empresas del sector de la construcción de la región" vende, porque es concreto. El paso a paso está en cómo difundir un encuentro de negocios y en marketing de ruedas para el público correcto.

Dónde el software acorta la planificación

En Rodada de Sucesso, la planificación recibe participantes, mesas y lugares y muestra la mejor configuración medida, con las alternativas al lado. Usted prueba escenarios antes de anunciar cualquier cosa, y la simulación permite comparar situaciones una junto a la otra: más gente, menos gente, un ancla que canceló.

El registro de participantes recoge lo que cada uno ofrece y busca, además de sus restricciones, y la importación de planilla permite traer la lista de inscritos con verificación antes de grabar. La agenda se genera con cero repetición como regla dura, y cada encuentro tiene una nota de compatibilidad que puede consultar para entender por qué esas dos empresas quedaron en la misma mesa.

Qué hacer cuando la planificación no cierra

Si las cuentas no cierran, existen exactamente tres palancas: menos participantes, menos tiempo de palabra o menos ruedas. Elegir cuál tirar es una decisión de experiencia, no de planilla. En general, reducir la cantidad de ruedas es lo que menos lastima la percepción del participante, porque él compara el tiempo de palabra que recibió con el de los demás, no con el de otro evento.

Una planificación bien hecha tiene una señal clara: en la víspera, usted no tiene nada urgente que decidir. Si la víspera es agitada, la planificación quedó incompleta. Complétela con la lista de verificación de una rueda de negocios.